전사 기준정보 관리 절차 (거래처, 품목)

 ERP 시스템에서 기준정보의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 기준정보는 크게 전사 기준정보와 업무별 기준정보가 나뉠수 있습니다. 여기서 업무별 기준정보는 각 담당부서에서 각각 관리하면 되지만, 전사 기준정보는 관리에 대한 책임부서를 선정하기 어려운 점이 있습니다.  특히, 거래처와 품목은 모든 업무영역에서 공통으로 사용되고, 각 업무영역에 대한 정보가 같이 함께 녹아져 있기 때문에, 특정부서에게 관리 책임을 주기에는 어려운 점이 많습니다. 이러한 점 때문에, 거래처와 품목 생성 권한을 필요 부서 모두에게 주시는 기업도 있는데, 이렇게 되면, 거래처, 품목이 명확한 기준없이 생성되어, 향후 데이터 연결 및 통합이 어렵게 됩니다. 이렇게 영역이 중첩되는 전사 기준정보는 별도의 기준정보 관리 절차를 수립하고 이행해야만 합니다. 

대원칙은 아래와 같습니다. 

 전사 기준정보의 생성은 명확한 기준을 공유하는 특정 집단(부서, TFTeam등)에서 생성하고, 생성된 기준정보에 대한 각 업무영역별 필요 정보를 각 부서에서 추가로 입력 및 관리한다. 

 예를 들어, 거래처는 각 부서에서 거래처 생성을 회계팀에 요청하고, 회계팀에서는 명확한 기준으로 매출거래처, 매입거래처, 비용거래처를 통합하여 생성합니다. 생성된 거래처에 영업팀은 거래처담당자, 거래처판매단가, 영업담당자, 납품처 등의 영업관련 정보를 입력 관리합니다. 또한, 구매팀은 구매단가, 지급계좌, 조달일수 등의 구매관련 정보를 입력 관리합니다. 이러한 절차를 통하면, 동일한 거래처 코드로 각 업무 영역별 데이터가 관리되므로, 데이터의 연결 및 통합이 원할해지고, 각 업무영역에 맞는 정보를 분산 관리되는 효과를 얻을 수 있습니다. 물론, ERP 시스템에서도 거래처 등록 화면과 영업, 구매의 추가정보 입력 화면이 분리되어 있어야 합니다. 그래야, 화면 권한을 분산하여 줄 수 있습니다. 

 품목은 제품/상품, 반제품, 원자재, 부자재 등을 포함합니다. 품목은 다른 기준정보와 같이 부서에 생성에 대한 권한을 주기는 어렵습니다. 영업/생산/구매/연구소/회계 조직이 복잡하게 관련되어 있기 때문입니다. 따라서, 인사조직상의 부서와 별도로 TFTeam 또는 관리그룹을 구성하고, 관련부서의 인원을 배속하여, 품목 생성의 책임과 권한을 부여하는 것이 합리적인것 같습니다. 그래야, 통일된 원칙과 기준으로 품목을 생성할 수 있고, 개발-양산-단종의 품목LifeCycle을 관리 할 수 있습니다. 생성된 품목은 다른 기준정보와 동일하게 각 업무영역별 필요 정보를 각 부서에서 추가로 관리하면 됩니다. 
 기준정보의 생성권한을 품목관리와 같이 인사조직 상의 부서로 국한하지 마시고, 필요에 따른 TFTeam 또는 관리그룹을 구성하는 것도 고려하시길 바랍니다. 

 

기준정보 관리 절차(예시)

 기준정보는 ERP 시스템을 가동하는 핵심 요소입니다. 또한, ERP 시스템의 기준정보는 다른 기업정보시스템인 MES, POP, PLM, SFE, GroupWare 등에 공유되어집니다. 따라서, 명확한 관리 기준과 절차를 마련하셔서, 기준정보의 신뢰성을 높이는 것이 반드시 필요합니다.