거래처 정보 관리

거래처는 기업에서 품목과 더불어 가장 많이 사용하는 기준정보입니다. 거의 모든 부서가 이 거래처정보를 공통적으로 활용하게 됩니다. 이번 장에는 거래처 정보에 대한 종류와 각 정보가 어떻게 활용되고 관리되는지를 알아보도록 하겠습니다.  아래 그림과 같이 거래처 정보는 여러가지 형태로 분류될 수 있습니다.

 

 

거래처 등록 - 거래처 기준정보 및 세무정보

 

거래처명, 거래처코드, 사업자번호,  대표자, 업종/업태 등이 가장 기본이 되는 정보라고 할 수 있습니다. 이 정보는 기업의 기준정보(Master Data)로서, 모든 부서가 공통되게 사용되어야 하므로, 회계팀에서 등록 및 관리하는 것이 일반적입니다. 

• 거래처 구분 : 거래처 기준정보에는 매출이 일어나는 거래처와 매입이 일어나는 거래처, 회계에서 발생하는 비용에 사용되는 거래처로 크게 분류되는 거래처 구분이 이루어집니다. 이 정보에 따라 각 부서에서의 해당 거래처의 사용여부가 달라지게 됩니다. 
• 거래처 코드 : 거래처 코드는 과거에 많이 부여하여 사용되었으나, 현재는 매출과 매입이 동시에 일어나는 거래처가 많아지면서 거래처 코드를 부여하지 않는 기업이 많이 있습니다.  거래처는 동일한 거래처가 중복되어 있으면 안되므로, 사업자번호의 중복 체크는 꼭 필요한 과정이라고 할 수 있습니다.
• 세무정보 : 거래처의 세무정보는 사업자번호, 업종, 업태, 대표자 등이 있습니다.  이 거래처의 세무정보에 따라, 부가세 신고 자료가 집계되게 됩니다. 여기서, 기존 거래하고 있는 거래처가 사업자번호, 업종, 업태, 대표자가 바뀌는 경우 신규로 거래처를 생성하는 방법도 있으나, 신규로 생성하게 되면, 거래하고 있던 미수잔액이나, 매출내역등에 대해 자료를 합쳐서 볼수 없게 됩니다. 그러므로, 세무정보만 변경되는 경우에는 세무정보의 이력관리를 통해 부가세 신고 자료 집계할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

매출거래처관리

매출거래처는 위의 그림에서 보셨던것과 같이 관리여부에 따라, 부가적인 정보가 많이 필요합니다. 

 

항 목	내     역
거래처 여신	매출거래처가 외상으로 물건을 매입할 수 있는 한도를 말합니다.  한도에 대한 통제가 가능할 경우에 사용하게 됩니다.
거래처 담보등록	거래처 여신을 사용하는 경우, 거래처 여신에 대해 거래처에서 제공하는 담보를 등록합니다.
청구처 및 회수조건	거래처에 대해 실제 계산서를 발행해야 하는 거래처를 청구처라고 하고, 해당 청구처에서 수금을 하는 조건을 관리합니다.  예를 들어, 익월 15일, 선수금50% 등 입니다.
거래처 납품처	실제 납품해야 되는 납품처와 주소를 관리합니다.
거래처 담당자	거래처의 담당자를 등록합니다.
전자세금계산서담당자	거래처의 담당자들 중에 세금계산서를 수신하는 담당자를 관리합니다.

 

매입거래처관리 

매입거래처에는 매입된 내역에 대해 매입계산서 적용 시점과 지급에 대한 시점, 지급 계좌에 대한 관리를 합니다.  매입거래처에 대한 정보는 실제 많이 관리하지 않지만, 회계팀 또는 자금팀에서 자금을 집행하는 정보에 대해 관리하게 됩니다. 
매입거래처는 해당 거래처에서 매입하는 품목은 품목별매입단가 등록에서 관리하게 되며, 하나의 품목을 여러 업체에서 구매할 수 있으므로, 별도로 매입단가를 관리해야 합니다.

앞서 이야기 한데로 거래처는 기업의 가장 중요한 기본정보 중에 하나입니다.  거래처가 중복되어 등록되고 사용되게 되면, 향후에 매출 분석을 위한 집계가 어려울 뿐 아니라, 미수관리까지 어렵게 됩니다. 그러므로, 관리 주체(등록 주체)는 하나의 부서에서 총괄하여 관리하여야 합니다.