품목 코드 체계화.. 어렵지만 중한 것.

1. 품목의 속성

 

기업의 제품, 상품, 자재들은 모두 품목이라는 명칭을 사용하며, 이는 기업정보시스템의 물류모듈(영업/수출, 구매/수입, 생산, 물류) 안에서 가장 중요하게 사용되고 있습니다.  품목은 많은 속성을 가지고 있습니다.  몇몇 속성은 정보만을 담고 있지만, 몇몇 속성은 해당 품목을 사용했을때 기업정보시스템에 반영되는 프로세스나 형태가 달라지게 할 수 있습니다.  여기서는 기본적인 속성에 대해 이야기 하도록 하겠습니다.

 

 

• 품목코드 : 품목을 지칭하는 일련의 번호 또는 INDEX, 코드입니다.   UNIQUE 한 정보입니다.
• 품목명    : 품목을 인지할 수 있는 명칭입니다.  중복될 수 있습니다.
• 규격       : 품목의 규격을 나타냅니다.  물리적인 수치가 될 수도 있고, 품목명으로 구분이 안되는 특성을 표기하기도 합니다. 

품목명과 규격은 한 세트로 품목을 지칭하고, 구분할 수 있는 속성이 됩니다.  품목코드는 품목을 지칭하는 속성값입니다.  이는 동일한 코드가 존재해서는 안된다는 규칙이 존재합니다.  하지만, 품목코드는 코드체계에 대한 이해가 없으면, 코드만 봐서는 무슨 품목인지 알 수가 없으므로, 회사내부의 품목 생성에 대한 코드체계를 이해하고 있어야 합니다.

 

2. 품목코드 체계화

 

기업정보시스템의 사용자들은 회사의 품목에 대한 명칭 또는 코드를 명확히 이해하고 있어야 하며, 기업내의 모든 사용자들은 동일한 코드에 대한 같은 품목을 연상해야만 합니다.  그렇지 않으면, 주문된 품목과 전혀 다른 품목이 출고될 수도 있게 되겠죠. 그러므로, 품목의 표준화 방안을 통해 공통되고 일관성있는 규칙에 따른 코드 체계를 정의하는 것이 중요합니다. 

 

 

 품목코드체계는 보통 분류값1 + 분류값2 + ....    + 일련번호로 구성되어 있습니다.  분류값1, 분류값2....   는 품목을 그룹화하는 특성값을 지정하게 되는데,  대 -> 중 -> 소 와 같이 연결되는 형태로 그룹화할 수도 있고, 전혀 다르게 그룹화 할 수도 있습니다.  대 -> 중 -> 소 와 같이 연결되는 형태로 그룹화하는 것이 인식하는데는 좋은 장점이 있지만, 연결되는 형태가 존재하지 않는 품목에는 적용할 수 없게 됩니다.  그러므로, 두가지 방법을 적절하게 사용하여 코드체계를 구성하는 것이 좋습니다.  그룹화는 판매실적이나 생산실적, 매입실적등과 같은 현황을 고려하여 구성하는 것이 좋습니다.  품목에 대한 정보를 통해 각 판매, 생산, 매입에 대한 실적을 그룹화하여 보는 것이 가능하기 때문입니다. 

 

3. 유의사항

 

품목코드체계화에서는 두가지 유의사항이 있습니다.

 

1. 품목코드체계화는 품목에 대한 특성, 속성을 먼저 고려해야 합니다.

 

참 당연한 이야기 입니다.  하지만, 아시다시피 당연한 것이 지키기가 어렵습니다.   품목코드체계화를 진행할 때, 많은 부서들이 참석합니다.  영업, 구매, 생산, 물류, 회계 등  각각의 부서들은 각 부서에서 보고싶은 것을 반영하고자 하기 때문에, 품목코드에 그 정보들을 담으려고 합니다.   하지만, 품목코드체계화는 품목에 대한 정보를 우선하여야 합니다.  자세히 살펴보면, 각 부서에서 요구하는 부분들은 품목이 아니라, 거래처, 부서, 공정등과 같은 별도의 정보에서 자료의 취합이 가능합니다.

 

2. 되도록이면 판매거래처, 매입거래처에 대한 정보를 품목코드에 담지 말아야 합니다.

 

제일 빈번하게 발생하는 내용입니다.  품목코드에 판매 또는 매입 거래처의 정보를 담으면 참 편리합니다.  품목코드만 보면 사온 업체를 알 수 있으니까, 바로 클레임이나 반품처리를 할 수 있고, 판매한 업체를 아니까 별도의 지시 없이 출하관리가 가능해집니다.  하지만, 같은 품목을 여러 업체에 판매하거나, 매입하는 경우가 발생하게 되면, 재고 관리, 생산관리와의 차이가 발생하게 됩니다.  실제 A 라는 품목이 생산팀에서 생산되어 창고에 보관되어 있으나, 판매거래처에 따라 A, A'를 판매해야 하므로, 재고수량의 차이가 발생하게 됩니다.  판매거래처, 매입거래처는 품목코드와는 별개로 판매단가, 매입단가와 함께 관리되어야 합니다.

 

3. 포장, 스티커, 라벨등과 같은 부자재 차이는 무시.

 

수출기업과 같이 여러 나라에 수출하고 있는 품목에는 각 나라의 언어로 되어 있는 포장이나 라벨, 스티커가 부착되어 있게 됩니다.  동일한 공정과 생산라인을 통해 생산되는 품목이라면 가급적 포장이나 라벨, 스티커가 다르다고 해도 품목을 구분하지 않는 것이 좋습니다.  물론 구분하는 것이 명확하기는 하지만, 노력대비 효과가 미비하기 때문에, (품목도 다 따야 하고, BOM도 각각 등록해야 하고, 공정도 관리해야 하고.....)  같은 품목으로 인식하는 것을 추천합니다.

 

위의 유의사항은 축적된 경험치에 대한 이야기 입니다.  교과서에 나와있는 이야기로 꼭 지켜야 할 것이 아니므로, 기업의 내부 상황과 환경에 맞추어 코드체계를 구성하여야 합니다.

 

기업이 사용하는 품목은 정말 중요하게 관리되어야 합니다.  그러므로, 일부기업들은 PLM, PDM을 통해서 별도의 컨설팅 프로젝트로 품목 특성에 따른 표준화작업을 통한 코드 체계화를 진행하고 있습니다.  코드 체계화는 한번의 작업으로 완료되는 것이 아니라, 기업이 존속하는 동안 계속 보완되어야 하고, 기업 내/외부의 환경에 반응할 수 있도록 유지관리되어야 할 것입니다.