[기초업무관리] 거꾸로 보는 자재관리 업무 프로세스

 

어느 날, 의자 만드는 공장 안을 시찰(?) 해보니 공장 안이 엉망인 것을 알았습니다. 재고를 쌓아두는 공간이 부족하여, 자재와 생산품이 뒤죽박죽 섞여 있고, 작업자들이 안전하게 생산해야 할 공간도 부족하다는 것을 알게 되었습니다. 또한, 실제로 확인된 자재의 수량과 기록된 자재의 수량이 너무나 많이 차이가 나고 있는 것을 알게 되었습니다. 자재에 대한 관리가 시급하다는 것을 깨닫게 되었습니다. 생산팀, 생산관리팀은 생산에 중점을 두게하고, 생산을 위한 필요 자재를 준비하고, 재고를 관리하는 자재팀 부서를 신설하기로 했습니다. 자재팀의 중점 사항은 아래와 같습니다. 

 

1. 자재창고의 재고를 정확히 관리할 것
2. 생산을 위한 자재를 준비하고 출고 할 것
3. 파악하기 어려운 생산현장의 재고를 최대한 줄일 것
4. 불필요하게 소모되고 있는 재고의 낭비를 줄일 것

 

이에 따라, 구매팀에서 사온 자재는 자재팀에 인계하여, 자재창고에 입고하고, 자재팀은 생산현장으로 자재창고에서 자재를 꺼내어 출고하고, 생산팀은 자재를 받아서 생산현장에 두고, 생산에 사용하는 것으로 업무를 진행하기로 합의하였습니다. 

 

자재의 재고 흐름과 업무처리 과정

 

자재창고와 생산현장의 재고를 분리하여, 관리함으로써 자재창고의 재고는 명확히 관리되어지고, 생산현장도 깔끔히 정리되어 안전하게 생산할 수 있게 되었습니다. 하지만, 자재팀에서 각 생산현장에 어느 자재가 얼마나 필요한지 알아서 출고해준다는 것이 어렵다는 것을 깨닫게 되었고, 생산현장에 현장 재고가 얼마나 있는지 파악하기 어렵다는 점이 나타났습니다. 따라서, 생산팀과의 미팅을 통해, 빈번하게 사용되는 소모자재 또는 중요도가 낮은 자재는 현장에 비치해놓고 사용하고, 중요자재는 자재창고에 보관 후, 생산 시, 생산팀에서 자재팀으로 요청하여, 출고하는 것으로 합의하였습니다. 

 

자재출고 프로세스

 

생산팀에서는 생산관리팀에서 작성한 작업지시에 의거하여, BOM에 구성되어 있는 소요자재와 소요수량(기준수량+기준Loss율)으로 자재출고요청을 입력합니다. 자재팀은 자재출고요청을 확인한 후, 자재창고에서 현장으로 자재출고를 입력합니다. 이때, 자재창고에서 생산현장으로 재고가 이동되게 됩니다. 자재직접출고는 생산현장에 비치해놓고 사용하는 자재를 현장에 요청없이 출고할 때 사용되게 됩니다. 일단 기본적인 프로세스는 정리된 것 같습니다. 딱, 하나만 더 추가해보도록 하겠습니다. 생산현장에서 자재를 사용하다 남은 자재를 자재창고로 다시 반납해야 하는 경우의 처리 과정을 추가하겠습니다. 

 

자재반납 프로세스

 

자재반납도 자재출고 프로세스와 거의 동일합니다. 현장에서 자재반납요청을 입력하고, 자재팀에서 이를 확인 후, 자재반납처리를 하게 됩니다. 이때, 생산현장에서 자재창고로 재고가 이동되게 됩니다. 

 

자재관리는 자재 재고 관리를 원할하게 할 뿐만 아니라, 생산에 사용되는 자재의 출고를 한번 더 체크함으로써 기준 소요량에 의거하여, 자재를 사용하게 하는 역할도 하게 됩니다. 원가에 있어서 가장 큰 비중을 차지하는 재료비 관리의 중요성 때문에라도 자재관리는 꼭 필요한 역할이라 할 수 있습니다.