[기초업무관리] 거꾸로 보는 구매관리 업무 프로세스

기업이 이윤창출을 하기 위해서는 무언가를 팔아야 합니다. 그 무언가는 사기도 하고, 사서 조립 또는 가공을 하기도 합니다.  여기서 "산다"라는 행위를 구매라고 보시면 될 것 같습니다. 구매는 영업과 마찬가지로 내수구매와 수입으로 나뉘어지게 되는데,  이번 장에서는 내수구매를 위주로 설명하겠습니다. 

기업과 기업의 거래에서 "판매"와 "구매"는 상호 간의 거래를 의미합니다.  공급하는 기업에서는 "판매"이고, 공급받는 기업에서는 "구매"가 되는 것입니다.  공급하는 기업은 물건 또는 용역을 제공하면서, 세금계산서를 발행하고, 공급받는 기업은 물건 또는 용역을 받고, 발행한 세금계산서를 승인하게 됩니다. 

 

매출과 매입의 관계

 

세금계산서를 받게 되면, 자금을 집행하는 부서(회계팀 또는 자금팀)에게 수령한 계산서 전달과 대금 지급을 요청하게 됩니다. 이를 구매에서는 정산처리 라고 합니다. 정산처리에서는 매입에 대한 회계전표를 생성하고, 생성한 회계전표에 수령한 계산서를 첨부하여, 회계팀 또는 자금팀에 전달하게 됩니다. 

 

매입정산처리

앞서 설명한 바와 마찬가지로, 공급업체의 계산서 발행에 따라 매입정산처리를 해야만 합니다. ( 대기업이나 유통기업 같은 경우, 공급받는 기업이 계산서를 역으로 발행하는 경우가 있습니다. )  건별로 정산처리하기도 하지만, 거의 대부분의 기업이 일정기간(월)에 매입한 건들을 묶어서 발행하기 때문에, 매입정산처리도 계산서 발행에 맞추어 진행하게 됩니다.

 

구매업체가 공급한 내역을 납품 건별로 기록 관리한 내역을 기반으로 매입정산처리를 하게 됩니다. 이를 구매입고라고 하는데, 어느 구매업체에서 언제, 무엇을, 얼마나 공급하였는지에 대한 내역을 담고 있습니다. 이를 기반으로 입고증을 출력하여 보관하기도 합니다.  구매입고는 재고의 관점에서 매입한 품목의 재고가 + 되는 것을 의미합니다. 

 

구매입고-매입정산

 

공급업체에서 공급한 품목에 대해서 도착 시, 납품수량이 거래명세서와 일치하는지를 확인하게 됩니다.  확인이 이루어지면 해당 품목이 정상적인지를 확인하는 절차인 인수검사를 진행하게 됩니다.  인수검사의 합/불 판정 중, 합격된 건만 구매입고가 이루어지고 불합격된 건은 그대로 공급업체로 반출 처리됩니다.  즉, 합격된 건만 재고로 인식하고, 매입정산처리를 하게 됩니다.  여건상 모든 품목을 검사대상으로 할 수 없는 경우가 존재합니다.  때문에, 검사 대상을 정의하게 되는데, 검사를 하지 않는 품목을 무검사품이라고 하며, 이 무검사품은 인수검사를 거치지 않고, 바로 입고되어 집니다.  따라서, 시스템에서는 공급업체에서 공급한 품목이 도착을 구매납품으로 관리하고, 구매납품 된 품목 중에 무검사품을 제외한 검사품은 인수검사를 진행하여, 합격 수량만 구매입고 될 수 있도록 하고 있습니다. 

 

구매납품 - 인수검사 - 구매입고 - 매입정산

 

공급업체가 무언가를 공급하기 위해서는 공급업체에게 정보를 주어야 합니다.  이를 구매발주라고 하며, 구매팀에서는 구매발주서를 작성하여, 공급업체에게 전달하게 됩니다.  공급업체 입장에서는 수주가 발생한 것이겠지요.  구매발주서를 근거로 공급업체는 품목을 준비하여, 납품을 하게 됩니다. 

 

구매발주 - 구매납품 - 인수검사 - 구매입고 - 매입정산

 

발주가 이루어지면 특별한 사유가 없는 한, 매입이 이루어지고 자금이 집행되기 때문에, 이에 대한 결재과정이 필요하게 됩니다.  하지만, 발주 건별로 하나하나 결재를 한다는 것은 결재를 올리는 사람이나 결재를 하는 사람이나 피곤한 일이 됩니다. 따라서, 발주에 대한 결재는 여러 구매처에 대한 발주 예정 내역을 모아서 품의를 하는 것이 일반적입니다. 이를 구매품의라고 하며, 품의는 정기품의, 수시품의로 나뉘어지며, 기업에 따라서 생략하는 경우도 존재합니다. 

 

구매품의 - 구매발주 - 구매납품 - 인수검사 - 구매입고 - 매입정산

 

타부서(연구소, 생산팀, 영업팀) 등에서 어떠한 사유로 구매를 해야만 한다면, 이를 구매팀에게 요청을 하게 됩니다. 그러한 요청을 기록하는 것을 "구매요청"이라고 하며, 이 구매요청을 구매팀에서는 확인하고, 품의 과정을 거쳐서 발주를 하게 됩니다. 

 

구매관리 프로세스

 

 

가장 기본적인 구매관리 프로세스는 위의 그림처럼 구성될 수 있습니다.  여기에 구매단가관리, 공급업체 결제방법관리, 납품예정 관리 등이 Add-On 될 수 있습니다. 또한, 구매발주량을 산정하기 위한 MRP도 구매프로세스에 Add-On 될 수 있도록 되어 있습니다.  

 

가장 기본이 되는 구매프로세스를 그려보았습니다. 앞서 프로세스를 그려보는 과정에서 본 것처럼 각각의 절차는 그 나름의 의미를 담고 있고, 다음 절차에 정보를 전달하는 역할을 하게 됩니다. 이러한 기본 프로세스의 맥락을 이해하는 것은 정말 중요하다고 여겨집니다. 기업의 구매형태가 아무리 복잡하게 하고, 확장이 이루어진다고 하더라도, 기본이 되는 프로세스는 약간의 변형이 있을지언정, 그 형태는 그대로 유지되게 마련이기 때문입니다. 

기본 구매 프로세스의 맥락을 잘 이해하시는데 도움이 되셨으면 합니다.