EDI 주문 및 매출처리

EDI (Electronic Data Interchange) 란?

 

EDI란 기업간의 업무처리에서 종이나 전화, 서류로 정보를 교환하는 대신 전산화할 수 있는 규격화되고 표준화된 양식으로 네트워크를 통하여 데이터를 교환하는 방식을 말합니다.  EDI는 광범위하게 사용되고 있는데, 기업뿐아니라 정부에서 건강보험이나 고용보험등의 취득, 상실신고를 할 때도 EDI를 통해서 일을 진행하게 됩니다. 

기업에서의 EDI는 기업간의 정보 교환을 위한 창구로 운영되고 있습니다.  대기업이나 유통업체, 백화점등은 많은 협력업체(매입업체)를 가지고 있습니다.  많은 협력업체에게 제각각 구매발주서를 보내지 않고, 특정 웹사이트를 통해 협력업체와 소통을 하게 됩니다. 여기서 소통이란 발주정보, 재고정보, 대금지불정보, 계산서정보, 계약정보등이 되겠습니다.  즉 대기업, 유통업체, 백화점등은 발주와 매입내역을 EDI 사이트를 통해 각 협력업체에게 제공하게 됩니다.

이러한 대기업, 유통업체, 백화점과 거래하고 있는 기업들은 각 업체에서 제공하고 있는 EDI 사이트를 통해 본인에게 온 주문내역과 거래내역을 확인하게 됩니다.  EDI 사이트를 통해 주문을 확인하고, 자사의 수주관리시스템을 처리하게 됩니다.  확인된 주문 건을 눈으로 확인하고, 직접 입력해야 하는데, 어느 매출처에서 어느 장소로 어떤 품목을 이라는 정보가 참 어렵습니다. EDI에서는 각각의 협력업체 시스템에 맞추어 각 정보를 코드화하지 않기 때문에 자사의 정보로 변경하여 입력하여야 합니다.  매출거래처, 발주처, 납품처를 정확하게 맞추어 입력해야지만, 납품오류와 정산오류를 방지할 수 있습니다.

 

구분	매출거래처	발주처	납품처
직납	매장	매장	매장
TC	매장	매장	물류센터
TDC	물류센터	매장	물류센터

예) 유통업체의 발주구분별 매출거래처, 발주처, 납품처 정보

 

 

품목정보 일치화

 

EDI 사이트의 품목정보는 대기업이나 유통업체, 백화점등에서 부르는 명칭으로 나타납니다. 이를 자사의 품목정보로 변환하는 시스템이 갖추어져야 할 것입니다.  한 두가지 품목은 명칭을 기억하여 입력하게 되지만, 품목이 많아질수록 명칭을 기억할 수 없기 때문입니다. 결국 시스템안에서 A -> B 라는 Mapping 정보를 가지고, A를 입력했을때 B라는 품목이 나타나야 합니다.

 

 

여러 유통업체와 거래하고 있는 기업일수록 거래처의 품목명칭을 관리해야 할 것입니다.  특정 유통업체는 가져오는 거래명세표에 본인의 품목명칭을 적어서 오길 원하기도 합니다.  거래처의 품목명칭은 거래처별로 명칭을 관리하고, 그 명칭이 기업의 시스템에서 정의한 품목을 가르킬 수 있도록 구축해야 합니다.

 

매출마감

 

대기업, 유통업체, 백화점등 EDI 사이트를 운영하는 회사들은 대부분 세금계산서를 역발행합니다. 즉 매입분을 정의하여, 계산서를 역으로 발행하므로, 협력업체들은 EDI 사이트를 보고 자사 시스템의 매출을 확정해야 합니다.  이 경우, EDI 사이트에 나타나는 매출거래처, 납품처, 발주처, 품목과 자사의 출고내역(거래명세서 내역)과 비교하여, 이월 수량을 처리하고, 매출 수량을 확정하고, 단가와 금액을 확정해야 합니다.

하지만, 앞서 이야기한  거래처품목명칭이 정의되어 있지 않거나, 발주처, 매출거래처가 잘못 입력되어 있는 경우에는 매출을 확정하는데 정말 많은 시간을 허비하게 됩니다.  출고된 내역이 있고, 그 내역을 맞추기만 하는 건데 그렇게 어려운 일인가 하시는 분들도 있을 수 있지만, 실제로 하게 되면 맘처럼 쉽게 이루어지지 않습니다. 

이때 정말 필요한 것은 매출거래처, 납품처, 발주처, 품목 정보가 EDI에서 나타난 정보와 자사 시스템에 나타나있는 정보와 Mapping이 가능해야 한다는 것입니다. 적어도 이 정보들이 바로 확인이 된다면, 좀더 쉽게 매출 마감을 할 수 있게 됩니다.