영업 업무 프로세스

ERP에서는 기업의 영업부 및 영업관리(지원)에서 일어나고 있는 업무에 대해 업무 절차에 맞는 흐름을 관리할 수 있도록 합니다.  크게 영업의 업무흐름은 아래와 같이 움직이게 됩니다.

 

위의 그림처럼 영업의 업무흐름은 고객으로 부터 받은 수주를 입력하고, 준비된 수주건 별로 거래명세서를 입력하여, 출고처리하고, 출고 시점마다 세금계산서를 발행하거나, 월 합으로 세금계산서를 발행하는 흐름으로 이루어집니다. 거의 모든 회사의 영업 업무의 기본 뼈대는 수주입력, 거래명세서 입력, 세금계산서 입력이 됩니다. 각 단계에 대해 확인 해보도록 하겠습니다.

 

1. 수주입력

 

수주입력은 말 그대로, 고객, 소비자, 거래처로부터 주문 받은 내용을 ERP에 등록하는 것을 말합니다.  등록된 수주의 주요한 정보는 주문일자, 거래처, 납품장소, 납기요청일, 품목, 수량, 단가, 금액 등이 있을 수 있습니다. 물론, 거래처가 일반적인 회사를 말하는 것인지, 불특정 다수인 일반소비자를 말하는 것인지에 따라 추가적인 정보가 들어 갈 수 있습니다.

 

계획 생산(판매예측을 통해 생산에서 미리 생산하여, 재고를 확보하는 방식)인 경우에는 수주입력 시점에, 재고가 있는지 여부를 확인하여, 바로 출고지시나 거래명세서 입력으로 단계를 넘어갈 수 있게 됩니다.

주문 생산(미리 생산하지 않고, 주문에 의해 생산이 진행되는 방식)인 경우에는 수주입력 후에 생산팀에 생산을 요청하는 생산의뢰의 단계로 넘어갈 수 있게 됩니다.

 

입력된 수주 건은 거래명세서 입력여부를 판단하여, 미출고 수주건을 조회하여, 출하시점에 대한 관리를 할 수 있습니다.

 

2. 거래명세서입력

 

기업에서 물건이 고객, 소비자, 거래처에게 배송될 때, 아래와 같은 거래명세표를 작성해서 나가게 됩니다. 이런이런 품목 몇개를 얼마의 단가로 보내니까, 확인하시고 싸인해주세요 라는 의미이지요.  이때, 두장을 사인하여, 한장은 물건과 함께 고객, 소비자, 거래처가 가지고 있고, 한장은 다시 가지고 들어가 영업지원(관리)가 보관하게 되지요.  지속적인 거래를 하고 있는 곳이라면, 이러한 거래명세표를 모아서 가지고 있다가, 월말에 거래명세표를 모아서 총금액을 계산하여, 세금계산서를 발행하게 됩니다.  물론 한번의 거래로 끝나는 경우에는 거래명세표와 세금계산서를 함께 가지고 갑니다.

 

ERP 시스템에서 거래명세서를 입력하는 것은 수주에 대한 진행이 완료되었다는 의미와 제품/상품이 출고되었다는 의미를 모두 반영합니다. (물론 위의 양식으로 거래명세서가 출력되기도 합니다.)  즉, 거래명세서를 입력하게 되면, 수주의 진행상태가 변경되며, 재고의 수량이 변경되게 됩니다.  그래서, 거래명세서에는 출고가 이루어지는 창고를 필수로 입력하게 되어 있습니다. 실제 수주없이 거래명세서만 관리하는 회사도 존재합니다. OEM을 하는 회사의 경우, 수주가 EDI를 통해 자동확인 되므로, 굳이 수주를 관리하지 않습니다.

 

 

 

3. 세금계산서입력

 

세금계산서는 제품/상품에 대한 대금을 상대 거래처에게 청구하는 행위를 보통 말합니다. 과거에는 종이로된 세금계산서를 작성해서, 상대 거래처에 보내는 행위를 하였습니다.  하지만, 현재는 전자세금계산서 발행이 의무화가 되어 있으므로 종이 세금계산서를 찾아보기 힘들지요..

 

 ERP 시스템에서 세금계산서를 입력하는 것은 출고된 제품/상품에 대해(거래명세서정보) 거래처에게 대금을 청구한다는 의미와 매출에 대한 확정의 의미를 같이 가지고 있습니다.  그러므로, 세금계산서를 입력하게되면 거래명세서의 진행상태가 바뀌게 되고, 매출에 대한 회계처리를 해야 합니다.  아울러, 전자세금계산서를 발행해야 하겠죠.

 

세금계산서역발행이라는 것도 있습니다. 원래는 세금계산서를 재화나 서비스를 공급한 회사에서 발행하여 전달하는 것이 일반적이지만, 공급받는 회사에서 매입분을 확정하여, 세금계산서를 발행하여 공급한 회사에 전달하는 경우도 있습니다.  유통회사 같은 경우에 많이 사용하고 있고 이를 세금계산서역발행이라고 합니다. 세금계산서역발행이라고해서 별다를 건 없습니다. 계산서의 발행 주체가 다른 것 뿐이지, 세금계산서를 입력하고 매출에 대한 확정을 하는 것은 똑같습니다.

 

4. 실재고 / 장부재고

 

앞서 거래명세서 입력 시점에 출고가 이루어져서 재고에 반영된다고 이야기하였습니다.  그런데, 이게 회계상으로 보면 좀 묘합니다. 실제 물건은 거래명세서와 함께 거래업체에 가 있는 것은 맞습니다.  즉 우리 창고에는 해당 제품/상품이 없고, 거래업체 창고에 위치하고 있다는 이야기지요.  하지만, 회계상으로 보면 아직 세금계산서를 등록하지 않고, 매출처리를 하지 않았기 때문에, 타처에 보관되어 있는 우리 재고로 보게 됩니다. 즉, 회계상으로는 세금계산서를 등록해야지만 출고로 인식한다는 이야기 입니다.   그러므로, 거래명세서 기준의 출고를 인식하는 것이 실재고, 세금계산서 기준의 출고를 인식하는 것이 장부재고로 확인 할 수 있습니다.  미수도 마찬가지 입니다. 영업에서는 출고됨과 동시에 미수로 인식해야 하고, 회계에서는 매출로 인식해야 미수로 인식하게 되므로 시점이 다르게 됩니다. 이부분에 대한 반영이 되어있는 ERP 시스템을 선택해야 할 것 입니다.

 

영업프로세스는 위의 단계를 뼈대로 하여, 여러 필요에 맞는 단계를 추가하게 됩니다.  예를 들어, 판매옵션이나, 생산사양이 많아서 주문후 제작을 해야 하는 경우에는 수주입력 앞에 견적등록이라는게 존재하게 됩니다. 견적등록의 핵심은 한번에 견적이 완료되지 않으므로, 변경에 대한 이력을 관리해야 한다는 것입니다. 그리고, 물류관리팀이 별도로 있어서 출하에 대한 시점을 관리하고 있다면, 주문을 등록한 후, 출하요청을 통해 출하에 대한 일정관리를 진행할 수 있을 것입니다. 또한, 직배송체제를 가지고 있다면, 거래명세서 등록 후, 배차, 배송에 대한 정보를 관리할 수 있을 것입니다.

이렇듯, 각 프로세스 단계는 중점관리사항에 따라 더하고 뺄수 있는 형태이며, 정확한 분석을 통해 가장 효율적인 관리단계를 수립해야 할 것 입니다.