ERP와 그룹웨어 연동

기업에서 가장 많이 사용하고 있는 기업정보시스템으로 ERP와 그룹웨어를 사용하고 있습니다. ERP와 그룹웨어는 각각 역할과 기능을 가지고 있지만,

그 경계를 잘 구분하기 힘들 수 있습니다.  이번 글에서는 ERP와 그룹웨어의 경계를 명확히 하고, 이에 대한 연동부분을 알아보도록 하겠습니다.

 

ERP란 인사/급여, 회계, 영업, 구매, 생산, 물류, 품질 등의 각 기업 단위 업무를 통합하여 전사적으로 관리할 수 있는 기업경영을 위한 시스템입니다.

 

ERP의 모듈 구성을 보면, 거의 기업의 조직과 유사한 것을 확인할 수 있습니다. 기업의 단위업무를 ERP 시스템이 모두 포함하고 있으며, ERP 시스템을 통해 각 단위업무를 프로세스로 통합 관리할 수 있게 됩니다

 

ERP 기능명세서 - 영림원소프트랩

 

Groupware란 연결되어 있는 컴퓨터를 이용하여 기업의 구성원들의 협업에 대한 업무효율을 높일 수 있도록 그룹 작업을 지원하는 소프트웨어를 의미합니다.  

Groupware는 전자우편, 전자게시판, 전자결재, 데이터 공유, 전자회의, 기안서 작성등의 기능으로 구성되어 있습니다. 기업 구성원들의 협업과 의사소통, 결재에 초점이 맞추어져 있다고 볼 수 있습니다.

 

GroupWare 기능명세서 - 뉴젠

 

 

ERP와 그룹웨어의 상호 연동

 

ERP와 그룹웨어의 연동은 ERP에서의 프로세스의 통제가 결국 결재에 의거한다는 부분이며, 이는 그룹웨어의 전자결재에서 처리되어진다는 점입니다.  예를 들어, 기업 내규 또는 ISO 에 구매의 진행이 최종결재권자의 결재가 있은 후에 이루어져야 한다는 규정이 있다고 가정한다면, 사용자는 ERP에서 MRP로 구매발주량을 산정하고, 이를 그룹웨어에 기안을 등록한 후, 최종결재 후에 구매발주를 진행해야만 합니다. MRP로 산출된 구매발주량을 그룹웨어에 수기로 다시 등록하고, 최종결재를 확인한 후 구매발주를 다시 재등록해야만 합니다.  구매발주에 대한 진정한 통제가 이루어지지 않는 상태가 되어 버립니다. 이를 개선하기 위해서는 ERP의 MRP에서 산정된 구매발주량을 그룹웨어의 기안으로 자동 등록되고, 최종결재가 완료된 후, 구매발주가 자동으로 생성될 수 있도록 처리되어야 합니다.

 

 

데이터의 흐름은 ERP에서 구매처, 구매품목, 발주수량, 단가, 금액등이 데이터로 보관되어 저장되고, 그룹웨어의 결재 상신을 올리는 순간, 결재 문서의 양식에 ERP의 데이터를 나타내어 주고 이를 결재를 태웁니다.  최종 결재가 완료되었을 때, 그룹웨어는 ERP로 최종결재 완료여부를 보내주고, ERP에서는 최종결재가 완료된 건만 구매발주를 등록할 수 있도록 통제하게 됩니다. 이와 같이, ERP와 GroupWare의 연동이 이루어지는 부분은 프로세스 상에서 결재가 필요한 부분 모두라고 할 수 있습니다.

 

ERP와 그룹웨어 연동 프로세스

 

양식이 각 업체에 맞게 개발되어야 하므로 그에 대한 추가적인 비용이 발생하기는 하지만, 일반적으로 ERP와 Groupware는 그동안 많은 연동 사례가 있었기 때문에 위의 기본 프로세스안에서는 거의 대부분 연동 개발이 이루어져 있는 상태입니다. (공급사마다 다르기는 합니다.) 위와 같이 사용하기 위해서는 ERP와 Groupware 모두 사용자 수별로 라이센스를 구매해야 한다는 단점이 있기는 합니다. Groupware의 전자결재를 위해서는 사용자별 로그인이 필요하기 때문입니다. 하지만, 기업 내의 모든 구성원들이 정보를 공유하고, 사용하기 위해서는 사용자별로 아이디를 부여하고 사용권한을 주어져야 할 것 같습니다. 

 

기업에서 가장 친숙하게 사용하고 있는 ERP와 GroupWare의 연동에 대해 정리해 보았습니다.  결국 핵심은 현재 하고 있는 업무 절차 흐름을 어떻게 전산 상에서 막힘없이 흐르게 구현할 수 있는가 입니다.  이를 통해, 현실의 업무 흐름을 전산에서도 이루어질 때, 전산시스템의 효용이 극대화 될 것입니다.