[기초업무관리] 거꾸로 보는 수출관리 (1)

 오늘은 수출 업무에 대해 이야기 해보도록 하겠습니다.  

기업의 판매는 내수판매, 직수출, Local(구매승인서)의 유형이 있습니다.  내수판매는 자국 내에서의 판매를 의미하며, 직수출은 해외로의 판매를 의미합니다. Local(구매승인서)는 좀 복잡한데, 판매하는 대상 기업이 해외 판매를 목적으로 물품을 구매한다는 구매승인서를 발급 받았을 경우에 해당합니다. Local(구매승인서)는 엄밀히 이야기하면, 내수판매에 속하여, 내수판매 프로세스를 같이 사용하지만, 부가세 부분과 같이 내수판매와 다른 부분이 있기 때문에, 차후에 좀더 자세하게 다뤄보도록 하겠습니다. 

 

구매승인서란 내국신용장에 의하지 아니하고 국내에서 생산된 물품을 외화획득용 원료 또는 물품으로 구매하는 경우에 외국환은행의 장이 내국신용장에 준하여 발급하는 증서를 말한다.

 

 

해외 판매인 직수출은 내수판매와 다른 프로세스를 가지고 있습니다. 수추를 받아서, 출고하고, 매출을 일으키는 과정은 동일하지만, 수출에 필수적인 단계가 추가로 필요합니다. 먼저 수주에서 출고로 이어지는 프로세스 단계를 알아 보겠습니다.  

 

수출Order에서 Invoice

 

수출 Order

 

수출Order는 거래처에서 받은 Order를 등록하는 단계입니다. 기업은 해외 거래처에서 받은 Order에 대해 Order를 관리하고, Proforma Invoice(주문서) 발행하여 거래처에 전달하게 됩니다. ERP에서는 Order에 대한 정보 관리와 Proforma Invoice를 출력할 수 있습니다.

수출Order의 중요 정보는 Order Date, P/O No. Buyer, 가격조건, 통화, 환율, 품목, 단위, 수량, 납기요청일 등이 있습니다. 내수판매와 다른 항목에 대해서 자세히 설명 하겠습니다. 

 

P/O No는 고객사의 주문번호로서 내수와 다르게 고객사와 P/O No. 로 소통을 많이 합니다. 수출은 거의 보통 Order 별로 출고, 판매, 수금이 이루어지게 되므로, Order의 진행관리가 중요하며, 이러한 진행 상태 확인을 P/O No. 로 하는 경우가 많습니다. MTO(Make To Order)에서는 생산진행의 확인도 P/O No.로 하는 경우도 많습니다. 

 

가격조건(Price Terms)은 FOB, EXW, CIF, CPT 등의 고객사외의 계약 조건을 말합니다.

 

가격 조건

 

 가격조건(Price Terms)는 판매자와 매수자의 물품 인도까지의 위험과 비용에 대한 책임의 범위를 정의한 것으로 내수판매보다 해외판매가 운송상의 위험과 시간이 더 크므로 미리 판매자와 매수자가 합의한 계약 조건이라고 보시면 됩니다. 보통 FOB, CIF를 많이 쓰는 것 같습니다. 시스템에서는 가격조건이 일치하는 것들만 다음 프로세스 단계로 넘어 갈 수 있으므로 유의하시길 바랍니다. 

 

통화와 환율은 거래되는 통화와 주문일의 환율을 넣게 됩니다. 통화와 환율은 원화금액을 산정하는 기준이 됩니다. 영업의 모든 프로세스 상에서는 거래통화에 대한 단가, 금액과 자국통화에 대한 금액을 가지고 있습니다. 

 

거래 통화와 자국통화 금액

 

수주실적의 원화금액을 보고할 때, 발행 환율을 적용하게 되면, 이미 수주에 적용된 원화금액을 집계하게 되고, 월평균환율을 적용하면, 외화금액으로 원화금액을 재계산하여 나타납니다. 

 

Proforma Invoice의 출력을 위해서는, Proforma Invoice에 출력되는 많은 정보를 ERP에 입력해만 합니다. 입력할 정보가 많고, 고객사별로 Proforma Invoice의 양식이 다른 경우에는 Excel로 출력물을 관리하기도 합니다. 

 

수출Order의 수출정보

 

Proforma Invoice는 Order 받은 내역을 거래처와 함께 확인하는 정보로 구성되어 있습니다. (내수의 주문서와 목적은 동일함)  Shipper/Exporter(판매처), Consignee(구매처) 의 거래 당사자의 정보, Port of loading, Final destination, Carrier, Sailing on or about 등의 운송에 대한 정보, 품목과 수량, 금액에 대한 정보를 담고 있습니다. 

 

Proforma Invoice

 

 수출Order는 수출업무에서 가장 중요한 단계입니다. 앞서 이야기 드렸지만, 수출의 업무는 Order에 의해 거의 대부분 수행되므로, Order에 대한 정확한 정보 입력 및 Order 변경에 대한 관리가 반드시 필요합니다.

수출업무에 대한 각 단계를 다음 포스트에서  이어서 설명하겠습니다.